Carlos Guerrero, Abogado de MAB Legal & Corporate colabora con la revista Emprendedores

A continuación reproduzco mi colaboración con la revista Emprendedores para un reportaje de Pilar Alcázar sobre reducción de costes.

EQUILIBRA TUS CUENTAS

LO PRIMERO, UN PLAN DE TESORERÍA

Antes de empezar a aplicar la tijera en cualquier negocio, lo primero que debemos hacer es tener una foto exacta de la situación económica de la empresa. Puede parecer de perogrullo, pero en la mayoría de los casos los emprendedores no diferencian entre lo que es el flujo de explotación de la actividad (cobros y pagos que se corresponden con el negocio de la empresa, asociados a nuestra cartera de clientes) y el flujo de las actividades de financiación (los cobros y pagos procedentes de recursos propios, como aportaciones de capital, o los pagos pendientes, si hemos solicitado financiación ajena). ¿Por qué es tan importante esta distinción? Porque de nada serviría solicitar líneas de crédito para hacer frente a los números rojos de la empresa si el problema de fondo es que la caja no es que tenga desequilibrios financieros porque pagas a 30 días y cobras a 180, sino que ahora nuestra empresa es menos rentable porque han caído las ventas, tenemos una estructura de costes fijos sobredimensionada o se ha reducido el beneficio porque hemos bajado los precios.

Un plan a seis meses

Para tener esta foto de la que hablábamos, debes hacer un plan de tesorería, como mínimo a seis meses, y revisarlo cada semana e, incluso, a diario, para detectar posibles desviaciones. Carlos Guerrero, socio responsable del área concursal y reestructuraciones de MAB Legal &Corporate, explica cómo hacerlo:

“Lo primero es conocer la posición inicial de caja. Se trata de ver el dinero que tienes actualmente disponible, descontando el dinero procedente de pólizas de crédito, ya que te estarías engañando sobre tu solvencia real.

Segundo, revisa todos los vencimientos de cobro de los próximos seis meses y analiza las posibilidades reales de que se conviertan en efectivo, relacionándolos con el histórico de comportamiento de éstos.

Haz lo mismo con las previsiones de ventas, pero intenta ser muy realista, o mejor, sé pesimista.

Realiza una previsión de los gastos y pagos a los que tengas que hacer frente en los próximos meses, a partir del último balance de la empresa, los vencimientos de facturas a pagar y los gastos de personal”.

Con toda esta información te harás una idea de en qué lugar exacto de tu negocio está el origen de tus desfases y qué medidas debes tomar, tanto a corto como a largo plazo.

Decisiones salomónicas

Si tienes un problema a corto, la salida rápida es solicitar una línea de crédito al banco o recurrir a productos como el confirming (para hacer frente al pago de proveedores) o el factoring (para asegurarse el cobro de proveedores). Son soluciones que resuelven un problema de liquidez inmediata, pero que resultan más caras que otras posibles. Y en este dossier queremos ofrecerte soluciones para ahorrar. ¿Qué podrías hacer en estos casos? Hay muchas opciones: mejorar los pagos y cobros de clientes y proveedores, gestionar mejor tu stock, refinanciar tus deudas… En los siguientes cuadros te explicamos cómo hacerlo. Si tu problema es a largo plazo, seguro que tienes margen para recortar en seguros, telefonía…

GESTIONA BIEN TUS PAGOS Y COBROS

El tema de la falta de liquidez por la morosidad ya es un clásico de la crisis. Pero, ¿sabías que muchos desfases en los cobros se producen por una mala gestión de las facturas? Como explica Luis Santiago,director general de Lowendalmasai, “al final, el problema que tienen muchas empresas no es tanto de morosidad como que los clientes no les pagan a tiempo, por no tener un proceso establecido de cómo gestionar los cobros. Y te pongo un ejemplo muy sencillo que ocurre mucho. Le envías una factura a una gran empresa y te olvidas de ella hasta que a los tres meses te das cuenta de que no te ha pagado. Llamas y resulta que lo que ha ocurrido es que la factura tenía un defecto de forma. Simplemente que el título del proyecto o del bien no estaba correctamente escrito. Con lo cual, te piden que la rehagas y la vuelvas a enviar. Y otra vez se inicia todo el proceso de pago. Otra espera de tres meses para cobrar”.

Son prácticas absolutamente legales que con las dificultades de liquidez que sufren todos se están aplicando más que nunca para dilatar los pagos. ¿Cómo lo  puedes evitar? “Pregunta a tus clientes cuáles son los pasos que siguen en sus procesos de pago y adapta tu forma de proceder a cada uno de ellos. No puedes mantener un proceso estándar para todos ni esperar a los tres meses para detectar un error de forma”, dice Santiago.

Riesgo, bajo control

Otra clave fundamental es establecer sistemas de gestión del riesgo. “A priori, la gente suele acudir a un seguro de crédito. Pero los seguros son muy caros y, a veces, además, te limitan las cantidades de crédito que puedes tener con cada cliente”, comenta Santiago, que recomienda: “Crear un documento en el que figuren como entrada todos tus clientes y en la salida las cantidades de crédito que puedes asumircon cada uno de ellos, en función de la calificación de riesgo que te ofrecen herramientas como e-informa o Axesor. Es algo muy sencillo de hacer para una pyme, y los precios de estos servicios son muy bajos. En función del rating de riesgo de cada cliente, te fiarás más o menos a la hora de tener cantidades comprometidas”.

Ten en cuenta, además, que en la situación de crisis actual ya no sirve el conocimiento o la relación que hayamos tenido en el pasado con nuestros clientes. Puede que quieran pagar pero, ¿y si entran en concurso de acreedores o cierran?

CÓMO AJUSTAR TUS COMPROMISOS BANCARIOS

Es un hecho que un gran número de empresas se ha tenido que enfrentar a una falta de liquidez para responder a sus obligaciones con los bancos. Hasta ahora, podía ser una opción solicitar más créditos para encajar estos vencimientos. Pero además de que los bancos han cerrado el grifo, tampoco suele ser la mejor opción aumentar tu nivel de endeudamiento. La mejor salida, sin duda, es intentar conseguir un acuerdo con los bancos para que aplacen tus deudas. ¿Con qué te vas a encontrar? “Para refinanciar la deuda, los bancos te van a exigir unas garantías. Las más habituales son que se ejecutan  sobre activos inmobiliarios de la empresa, avales de filiales que generen caja, una ampliación de capital o garantías personales de los administradores o socios, cuentas a cobrar, devolución de impuestos, etc.”, explica Carlos Guerrero. Eso, para empezar a hablar. Por eso, es fundamental que tengas claro qué garantías puedes ofrecer, y en qué condiciones, antes de iniciar la negociación. Después, la cuestión está en escoger entre alargar los plazos de pago o solicitar un periodo de carencia.
Negociar con el banco

“Los bancos tienen mayor predisposición por un alargamiento de los plazos, con la consiguiente modificación de las condiciones previamente pactadas (ya que nuestro riesgo ahora es mayor). Con ese alargamiento, nuestras cuotas mensuales se reducen y mejoro mi posición de liquidez”, explica Carlos Guerrero. Para este abogado, “conseguir una carencia parcial (pago de intereses y no capital), es más interesante para la empresa que el alargamiento de los plazos, pero eso lo aceptan los bancos cuando el deterioro financiero es mayor. Incluso, hay situaciones muy graves en las que se “encapsula la deuda” y la carencia es total, no se paga nada en un uno o dos años. En conclusión, sería más beneficioso para nuestra tesorería la carencia, pero en la práctica tienes que alargar el plazo primero y luego ya veremos…”, explica Guerrero.

Otra posibilidad sería conseguir una quita de la deuda, pero “en España, salvo excepciones, los bancos no las aplican. Lo dejan para cuando la empresa ya ha llegado a presentar un concurso de acreedores”, continúa el socio de MAB Legal&Corporate.

http://www.emprendedores.es/empresa/finanzas/gastos/gastos_5

Mi otra aportación en el siguiente artículo:

RECORTA TU CARGA FISCAL

Puedes conseguir financiación para la actividad diaria de tu empresa aplazando el pago de impuestos, pero sobre todo ahorrarte mucho dinero haciendo un buen uso de todos los mecanismos que pone la ley a tu alcance para conseguir deducciones, exenciones fiscales, ayudas y subvenciones…

Planificación fiscal

“Existen operaciones que pueden provocar que tributemos varias veces por el mismo hecho imponible. Se trata de unasobreimposición que se produce, por ejemplo, en procesos reorganizativos. En una operación de fusión por la que ciertas sociedades dominadas son absorbidas por otras entidades del propio grupo y disueltas, la base imponible negativa consolidada procedente de las sociedades absorbidas puede ser compensada por el grupo. Otro ejemplo sería el de los grupos empresariales en los que unas empresas generan débitos fiscales y otras créditos fiscales. Mediante una buena planificación podemos compensar unos y otros”, explica Carlos Guerrero.

Exprime bien el IVA

“La ley del IVA obliga a recaudar y pagar el impuesto en base a la fecha de la factura emitida y no cuando cobramos esa factura. Sin embargo, el empresario puede deducirse y restar de ese IVA repercutido, el soportado con el pago de sus propias facturas”, explica Carlos Guerrero.

Para los casos extremos en los que tengamos facturas que no vamos a cobrar, conviene recordar que “la ley permite recuperar el IVA de facturas incobrables. Los requisitos que te pedirán son: que haya transcurrido un año desde que se repercutió el IVA (seis meses para las pequeñas empresas) y no se cobró, que se haya instado reclamación judicial o requerimiento notarial o que el deudor se encuentre en concurso de acreedores. Transcurrido el año, hay que emitir la factura rectificativa en el plazo de tres meses siguientes, para poder recuperar el IVA”, añade Guerrero.

Revisa el IBI

¿Sabías que en el 80% de los inmuebles existen discrepancias de valoración catastral? ¿Y que un 65% de las organizaciones sufren imposiciones en el valor catastral de sus activos, precisamente por esta desviación?

Como explica Francisco Fernández de la Puebla, manager del Servicio de Optimización de Fiscalidad Local en Alma Consulting Group, “son pocas las empresas que analizan si el valor catastral del inmueble coincide con su valor real y bastantes menos las que saben que es recurrible”. La consecuencia de esta falta de información es importante, ya que “la desviación engrosa la carga impositiva de las empresas. Hay que recordar que el valor catastral es la base imponible de impuestos indirectos como el IBI, las plusvalías, y la tasa de basura o el recargo por transporte público en ciudades como Madrid y Barcelona”.

Si tu empresa es una de las que sufren esta desviación, significa que, según este experto, podrías ahorrarte entre un 10% y un 15% del valor catastral y de todos los impuestos que tienen como referencia el mismo.

Deducciones por I+D

“Hay empresas españolas que están estableciendo fábricas en el extranjero y resulta que eso significa replicar la estructura y el know how que tienes aquí, lo que te permite tener exenciones muy importantes en los ingresos de la matriz. Pero hay que hacerlo constar en la facturación como cesión de know how. Es un dispositivo muy potente para reducir el Impuesto de Sociedades, pionero en España, ya que sólo hay otros dos o tres países europeos que contemplan algo así”. explica Luis Santiago.

Y, por supuesto, para todas las inversiones en I+D dentro de nuestro territorio también existen muchas subvenciones y ayudas que hay que tener en cuenta para ahorrarnos dinero si necesitamos invertir en innovación. “Pueden ayudarles a ahorrarse la mitad de la inversión realizada. El Impuesto de Sociedades español es uno de los tres más generosos de toda Europa con las actividades de I+D en España. Si tienes un proyecto innovador que te ha costado un millón de euros, la ley te permite, dependiendo de una serie de rangos, deducirte de la cuota del Impuesto entre el 25% y el 45% del coste del proyecto. Traducido a euros en el ejemplo anterior, significa que puedes dejar de pagar en el Impuesto de Sociedades entre 250.000 y 450.000 euros”, cuantifica Luis Santiago.

REDUCE EL COSTE DE TUS SEGUROS

No se trata de renunciar a las pólizas que tengas contratadas, sino de conseguir la misma cobertura por mucho menos dinero. Además, posiblemente, muchos de vosotros habéis contratado los seguros obligatorios y poco más y estaréis pagando una cantidad que dependerá del sector de actividad, del tipo de cobertura contratada, etc. Pero, ¿sabías que esa cantidad puede variar enormemente entre unas compañías y otras? ¿Y que seguramente estás pagando por partida doble por algo que ya tienes asegurado en otra póliza?

Analiza el mercado

No te conformes con lo que ya tienes contratado y sal al mercado a comparar precios. Recuerda que las aseguradoras, como cualquier otra empresa, son un proveedor más que tienes que cuestionar y cambiar, si no te ofrecen las mejores condiciones.

En segundo lugar, si estás trabajando con varias aseguradoras (es muy posible que tengas una para el seguro de responsabilidad civil, otra para los coches de empresa, para el local o incluso distintas para diferentes locales…), unifícalas todas en una sola compañía. De este modo, tendrás mejor capacidad para negociar y mejorar las condiciones de pago actuales.

Por último, y fundamental, analiza con lupa las coberturas de tus pólizas, porque lo más probable es que te encuentres algún solapamiento. O dicho de otra forma, estás pagando dos veces por lo mismo. Y sólo vas a tener derecho al cobro de una de las pólizas. Un ejemplo: si tienes un comercio asegurado, es posible que estés pagando  la cobertura por el continente o coste de reposición bruto del local cuando éste ya se incluye en la póliza de seguros del edificio. Y si en algún momento tienes que ir a reclamar, sólo tendrías derecho a un cobro o una restitución en el caso de siniestro.

Caso práctico
British Council. “Teníamos duplicidades y sobreprecio en seguros”

Cuenta Rosa de León, responsable de Administración de British Council, que cuando los responsables de Optima Consultores analizaron la información de sus pólizas de seguros, “descubrimos cosas que no sabíamos que teníamos. Hicieron un análisis de lo que teníamos y de lo que necesitábamos, buscaron nuevos proveedores y nos consiguieron un ahorro de un 40% de lo que pagábamos anualmente, con mejores garantías y cobertura”.

Errores de bulto. “Una de las causas de estar pagando de más, es que había muchos solapamientos,duplicidad en las coberturas, sobre todo en las que se refieren a daños materiales. Por ejemplo, estábamos pagando por rotura de cristales en dos pólizas distintas”, explica Rosa de León.
Para esta profesional, uno de los principales problemas a la hora de ajustar los gastos en seguros está en toda la información que hay que analizar (información, además, muy dispersa), con vencimientos diferentes para cada póliza, condiciones diferentes…  Ellos decidieron unificarlo todo en una sola póliza para sus 13 centros de formación ubicados en España, “una decisión que nos ha ayudado a tenerlo todo bajo control. Pero el mayor ahorro ha venido por el cambio de proveedores, al mejorar las cuotas de las aseguradoras”.

http://www.emprendedores.es/empresa/finanzas/gastos/gastos_5

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